外国人を初めて雇う会社が最初にやるべき5つの手続き【2026年版】
zcvhk_377jek63中小企業の経営者の皆さま、こんにちは。
「日本人を雇うときと何が違うのか？」「入管の手続きは複雑そうで不安だ」
初めての外国人雇用に戸惑う経営者様は多いです。実は手続きの流れを正しく理解していれば、それほど難しくありません。今回は外国人を雇用する際に必ず通らなければならない5つの手続きを解説します。
手続き①：在留資格・在留カードの確認
外国人を雇用する際、最初に行うべきなのが在留資格の確認です。これは日本人雇用にはない外国人特有の必須ステップです。
在留カード原本の確認：表面の「就労制限の有無」欄を見て、貴社で予定している業務が認められているかを確認してください。
有効性のオンライン照会：入管庁のWEBサイトで在留カード番号を入力することでカードが有効か失効しているかを即座に確認できます。偽造カードによる不法就労を防ぐためこのオンライン照会は必須です。
注意：就労不可の外国人を「知らなかった」として雇ってしまった場合でも、企業側は不法就労助長罪に問われるリスクがあります。
手続き②：ハローワークへの「外国人雇用状況の届出」
外国人を雇い入れた際（または離職した際）、すべての事業主にハローワークへの届出が義務付けられています（労働施策総合推進法第28条）。
届出の対象：特別永住者・外交・公用を除くすべての外国人が対象です。正社員だけでなくアルバイトの留学生なども含まれます。
期限と方法：雇用保険被保険者の場合は雇用保険資格取得届と同時（翌月10日まで）に、雇用保険被保険者でない場合は翌月末までに届け出る必要があります。オンライン届出も可能です。
罰則：届出を怠ったり虚偽の届出をした場合は30万円以下の罰金の対象となります。
手続き③：社会保険・雇用保険の加入手続き
外国人社員であっても加入基準を満たしていれば日本人と同様に社会保険（健康保険・厚生年金）および労働保険（雇用保険・労災保険）への加入が義務付けられています。
「将来母国に帰るから年金は不要」という本人の希望があっても社会保険は強制加入です。加入を怠ることは法令違反となります。
また2026年2月改訂の永住許可ガイドラインにより、社会保険料を当初の納付期限内に納付しているかが厳格にチェックされます。特定技能外国人を受け入れる場合、社会保険の未納があれば企業は不適格な所属機関とみなされ新たな受入れができなくなる恐れがあります。
手続き④：住民登録・マイナンバーの取得
外国人社員が日本で働き始める際、自治体での手続きもサポートが必要です。
住居地を定めてから14日以内に市区町村の窓口で住民登録が必要です。14日以内に届け出なかった場合は20万円以下の罰金の対象となり、正当な理由なく90日以内に届け出なかった場合は在留資格の取消事由に該当します。
住民登録が完了するとマイナンバーが発番されます。税や社会保険の手続きに必須であるため会社は速やかに番号を取得・管理しなければなりません。
手続き⑤：各種社内整備（雇用契約書・給与規定など）
雇用契約書の整備：現在就労資格を持っていない方を雇う場合、在留資格が取得できなかった際のリスクを避けるため、雇用契約書に「在留資格取得を条件とする」旨を明記しておくことをお勧めします。
日本人との同等報酬要件：入管法上、外国人の報酬は「日本人が従事する場合と同等額以上」でなければなりません。外国人というだけで報酬を低く設定することは認められません。
代表者申告書の準備：2026年4月15日以降カテゴリー3・4の中小企業は申請時に「所属機関の代表者に関する申告書」の提出が義務付けられました。代表者が外国人の場合はその氏名と在留カード番号の記入が必要です。
実務対応チェックリスト
□ 在留カード原本を確認しオンラインで有効性を照会したか □ 業務内容が在留資格の活動範囲内であることを確認したか □ ハローワークへの雇用状況届出の準備はできているか（被保険者：翌月10日、被保険者でない場合：翌月末） □ 社会保険・労働保険の加入基準を確認し適正に手続きしたか □ 社会保険料・住民税を当初の納期内に納付できる管理体制を整えたか □ 外国人社員に14日以内の市区町村への住民登録を指導したか □ 2026年4月施行の代表者申告書など最新の添付書類を把握したか
まとめ
外国人を初めて雇う際の手続きは日本人を雇うときよりも多くの法的確認を伴いますが、正しく知識を身につければ決して難しくありません。「在留カードの見方がわからない」「最新の添付書類について教えてほしい」という経営者様は、お気軽にご相談ください。
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