外国人社員の住民登録・マイナンバー手続き｜会社がサポートすべきこと【2026年版】
zcvhk_377jek63中小企業の経営者の皆さま、こんにちは。
「住民登録やマイナンバーは本人のプライベートなことだから会社は関係ない。」
実はそうではありません。これらの手続きの遅れは社会保険・税手続きの停滞だけでなく、社員の在留資格取消しにつながる可能性があります。今回は会社がサポートすべき理由と実務ポイントを解説します。
1. なぜ会社が住民登録・マイナンバーをサポートすべきなのか
外国人社員の住居地届出が遅れると以下のリスクがあります。
マイナンバーが不明では健康保険や厚生年金の加入、源泉徴収の手続きが適正に行えません。また住居地を定めてから14日以内に届け出ない場合は20万円以下の罰金の対象となり、正当な理由なく90日以内に届け出なかった場合は在留資格が取り消されることがあります。
2. 住民登録の基本
日本に3か月を超えて在留する中長期在留者は日本人と同様に住民基本台帳制度の対象となります。
新規入国時：住居地を定めた日から14日以内に在留カードを持参して市区町村の窓口で住民登録が必要です。在留カードの裏面に住居地が記載されます。
住所変更時：引越しをした場合も新住居地に移転した日から14日以内に届出が必要です。在留カードを市区町村の窓口に持参して転入届を行えば入管法上の住居地変更届出も同時に完了します。
会社としては社員が入居した日を把握し遅滞なく役所へ行くようスケジュール管理することが求められます。
3. マイナンバーの取得と会社への提出義務
住民登録が完了すると本人宛に個人番号通知書が郵送されマイナンバーが発番されます。
税や社会保険の手続きにおいて事業主は労働者のマイナンバーを書類に記載する法的義務があります。外国人社員に対してこれが日本の法律で決まっていることを丁寧に説明し番号の提示を求めてください。
またマイナンバーカードを作成することでスマートフォンから在留期間更新などのオンライン申請が可能になります。コンビニでの住民票発行など日常生活の利便性向上にもつながるため取得を勧奨することをお勧めします。
4. マイナンバーの利用範囲と管理義務
マイナンバーは特定個人情報として極めて厳格な管理が求められます。利用目的は社会保障・税・災害対策の3分野に限定されます。社員番号として使う、コピーを他部署に回すなどの目的外利用は法律で禁じられています。
退職後は保存期間（原則7年）を経過したマイナンバーデータを速やかに復元不可能な方法で廃棄しなければなりません。
5. 実務対応チェックリスト
□ 入居日から14日以内に市区町村の窓口へ行かせたか □ 在留カードの裏面に新しい住所が印字されているか確認したか □ マイナンバーを確認し正確に記録したか □ マイナンバーの利用目的を本人に書面等で明示したか □ 住民票上の住所と社内の賃金台帳・社会保険の登録住所が一致しているか □ マイナンバーカードの取得をサポートしたか
まとめ
外国人社員の住民登録・マイナンバー管理は会社のコンプライアンス管理の一部です。「社員の住所変更の手続きが正しくできているか不安」「マイナンバーの管理体制を見直したい」という経営者様は、お気軽にご相談ください。
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